Välkommen till supportsidan för TimeOrganizer

Kom igång

Kom igång med TimeOrganizer

Bra att veta

Se vårt informationsbibliotek

Guider

Få tillgång till våra guider

FAQ

Här svarar vi på de vanligaste frågorna

Begrepp och benämningar

Se vår förklaring till olika begrepp och benämningar.

Kom igång med TimeOrganizer

Beroende på hur du har tänkt använda TimeOrganizer bör du följa de steg som rekommenderas.

Jag vill snabbt komma igång med TimeOrganizer


Utskrivbar version

Enkel uppsättning


Jag vill bara hålla koll på vart min personal är och vad dom gör, och inte i första hand använda systemet för fakturering eller som löneunderlag.
Kom igång i 5 steg med enkel uppsättning

(F) = frivilligt steg

1 – Lägg upp de användare som ska kunna registrera tid

Meny: Personal > Hantera användare

Första gången du loggar in finns bara en användare i systemet, nämligen du. För att andra medarbetare ska kunna registrera tid i TimeOrganizer måste du lägga upp de som användare.

Användarna är unika så alla som ska rapportera tid måste ha en egen användare.

Du väljer själv om användaren ska ha möjlighet att administrera eller ej.

Läs guiden: Hantera Användare

2 – Skapa ett (eller flera) företag

Meny: Företag > Hantera företag

I TimeOrganizer rapporterar personalen alltid tid på projekt. Dessa projekt är bundna till ett företag.Ett företag kan innehålla ett valfritt antal projekt.
Ditt eget företag är inlagt i systemet från start. Därefter måste du lägga upp de företag (kunder) du/ni kommer att rapportera tid på. Tips är att använda ert eget företag för intern rapportering och skapa nya företag för projekt som skall faktureras.

Läs guiden: Hantera Företag

3- Skapa ett projekt på företaget

Fliken “projekt” på företaget X

För att kunna registrera tid i TimeOrganizer så krävs det att du har lagt upp olika projekt. Dessa är strukturerade under olika företag (kunder). Varje företag kan innehålla ett obegränsat antal projekt.

Ett projekt kan i dagsläget inte ingå i ett annan projekt men planer finns på att kunna skapa huvud och delprojekt.

Lägg till ett projekt genom att klicka på företaget i fråga och sedan fiken “projekt”.

Läs guiden: Hantera Projekt

4- Tilldela medlemmar till projekten

Fliken “medlemmar” på projektet X

För att ha rätt att rapportera tid på ett projekt måste användaren vara medlem av det projektet. Det är därför viktigt att du lägger till alla de användare som ska kunna rapportera tid på respektive projekt.

Du kan lägga till enskilda användare eller en grupp av användare som skall ha tillgång till projektet. Vi rekommenderar att du använder grupper i första hand. Detta hjälper dig om du lägger till en ny användare i efterhand genom att du endast behöver tilldela denna till ‘rätt’ grupp för att ge tillgång till alla projekt den valda gruppen har tillgång till.

Varje användare kan vara medlem i hur många projekt som helst.

Läs guiden: Hantera Projekt

5- Börja registrera tid

Grattis! Du kan nu börja registrera tid genom appen eller webben.

6- Kontrollera din registrering i webbadministrationen.

Nästa steg blir att lära känna administrationen bättre och överblicka hur de registreringar som nu är gjorda ser ut i administrationens olika delar. Lycka till!Vill du veta mer specifikt hur de olika delarna fungerar rekommenderar vi att du tittar på vår sida för Guider

Jag vill använda alla funktioner i TimeOrganizer.

Utskrivbar version

Avancerad uppsättning


Jag vill hålla koll på vart min personal är och vad dom gör, och använda systemet för fakturering och/eller som löneunderlag.

(F) = frivilligt steg
(A) = avancerat frivilligt steg

1- Skapa Arbetsgrupper (F)(A)

Meny: Personal > Hantera arbetsgrupper

Genom att skapa arbetsgrupper kan du dela in din personal i t.ex. arbetslag, regioner eller liknande.

Som standard finns enbart gruppen “Anställda” i systemet.
Det är fördelaktigt att börja lägga till grupper innan du lägger till användare.

Läs guiden: Hantera Arbetsgrupper

2- Skapa Arbetsroller (F)(A)

Meny: Inställningar > Arbetsroller

Arbetsroller finns till för att specificera individuella priser för olika medlemmar i ett och samma projekt. Du vill kanske t.ex. att administratörerna ska ha ett högre timpris än övriga anställda, trots att de jobbar för samma projekt och företag?

Du kan tilldela en grupp eller användare dessa roller i projekten. Det är därför fördelaktigt att börja lägga till arbetsroller innan du börjar lägga upp projekt.

Läs guiden: Hantera Arbetsroller

3- Skapa de aktivitetkoder som du vill använda (F)(A)

Meny: Inställningar > Aktivitetskoder

En Aktivitetskod fungerar som en slags rubrik till olika uppdrag inom ett och samma projekt/företag. Denna sätts efter att företag och projekt specificerats i tidrapporteringen.

Smidigt är även att använda dessa för att sortera på i sina rapporter.

När du lägger upp ett nytt företag eller projekt måste du välja en förvald/standard aktivitetskod. Det är därför smidigt att du då redan lagt upp de koder (rubriker) du kommer att behöva.

Läs guiden: Hantera Aktivitetskoder

4- Skapa de debiteringskoder som du vill använda (F)(A)

Meny: Inställningar > Debiteringskoder

Debiteringskod är ett sätt att hantera olika nivåer av faktureringsgrad. Dessa är i % av det pris en användare ska debitera per timme på ett projekt.
Vid uppstart finns Fakturerbart (100%) och Ej fakturerbart (0%) som default.

När du lägger upp ett nytt företag eller projekt måste du välja en förvald/standard debiteringskod. Det är därför smidigt att du då redan lagt upp de koder du kommer att behöva.

Läs guiden: Hantera Debiteringskoder

5- Hantera frånvarotyper du vill ha. (F)(A)

Meny: Inställningar > Frånvaro

Frånvaro är en egen typ av projekt som du hanterar separat från andra. Lägg till de frånvarotyper du vill ha, så att användarna kan rapportera semester, sjukdom, VAB, etc.

Vill du inte att dina anställda ska kunna rapportera frånvaro i systemet kan du bortse från detta.

Som standard kan det finnas ett antal olika typer redan inlagda men vi rekommenderar att du tittar över dina typer.

Funktionen att ett mail automatiskt skickas vid registrering av sjukdom (i telefonen) kan aktiveras i administrationen.

Läs guiden: Hantera Frånvaro

6- Lägg upp de användare som ska kunna registrera tid

Meny: Personal > Hantera användare

Första gången du loggar in finns bara en användare i systemet, nämligen du.

För att andra medarbetare ska kunna registrera tid i TimeOrganizer måste du lägga upp de som användare.

Användarna är unika så alla som ska rapportera tid måste ha en egen användare.

Du väljer själv om användaren ska ha möjlighet att administrera eller ej.

Läs guiden: Hantera Användare

7- Skapa ett (eller flera) företag

Meny: Företag > Hantera företag

I TimeOrganizer rapporterar personalen alltid tid på projekt. Dessa projekt är bundna till ett företag.
Ett företag kan innehålla ett valfritt antal projekt.

Ditt eget företag är inlagt i systemet från start. Därefter måste du lägga upp de företag (kunder) du/ni kommer att rapportera tid på. Tips är att använda ert eget företag för intern rapportering och skapa nya företag för projekt som skall faktureras.

Läs guiden: Hantera Företag

8- Skapa ett projekt på företaget

Fliken “projekt” på företaget X

För att kunna registrera tid i TimeOrganizer så krävs det att du har lagt upp olika projekt. Dessa är strukturerade under olika företag (kunder). Varje företag kan innehålla ett obegränsat antal projekt.

Ett projekt kan i dagsläget inte ingå i ett annan projekt men planer finns på att kunna skapa huvud och delprojekt.

Lägg till ett projekt genom att klicka på företaget i fråga och sedan fiken “projekt”.

Läs guiden: Hantera Projekt

9- Tilldela medlemmar till projekten

Fliken “medlemmar” på projektet X

För att ha rätt att rapportera tid på ett projekt måste användaren vara medlem av det projektet. Det är därför viktigt att du lägger till alla de användare som ska kunna rapportera tid på respektive projekt.

Du kan lägga till enskilda användare eller en grupp av användare som skall ha tillgång till projektet. Vi rekommenderar att du använder grupper i första hand. Detta hjälper dig om du lägger till en ny användare i efterhand genom att du endast behöver tilldela denna till ‘rätt’ grupp för att ge tillgång till alla projekt den valda gruppen har tillgång till.

Varje användare kan vara medlem i hur många projekt som helst.

Läs guiden: Hantera Projekt

10- Specialfunktioner för Projekt: positionering (F)(A)

Fliken “positionering” på projektet X

Genom att binda ett projekt till en position kan du hjälpa dina användare att lättare hitta projektet i appen.

Alla projekt som är inom en radie av 500 meter kommer att dyka upp under “närliggande projekt”

Du kan även låsa projektets position vilket gör att användaren måste befinna sig inom en bestämd radie från projektet för att kunna logga in.
OBS! Låsningsfunktionen bör dock användas sparsamt. Läs mer om varför under vår Bra att veta

Läs guiden: Hantera Projekt

11- Börja registrera tid

Grattis! Du kan nu börja registrera tid genom appen eller webben.

12- Kontrollera din registrering i webbadministrationen.

Bra att veta

om positionering (GPS) i mobiltelefoner generellt
För att bestämma din position använder vi oss av telefonens inbyggda funktioner för platshantering.

Telefoner kan uppskatta sin positionering på många olika sätt, t.ex genom GPS, mobilnätverket den är uppkopplad mot, trådlösa nätverk (WiFi) och i vissa fall även genom andra telefoner i dess närhet.

Saker att tänka på när det gäller GPS:

Telefonen måste kunna ta emot signalerna från satelliterna

Detta kan vara svårt inomhus eller på andra ställen där det finns saker som blockerar signalerna.

Antalet satelliter som behöver hittas

Telefonen måste ta emot signaler från fler satelliter än en. Helst fler än 3.

Tiden det tar att hitta satelliterna

Mellan 3 och 5 minuter kan du få vänta innan du får en godkänd signal.
Moderna telefoner använder sig av WiFi-nätverk och GSM-nätverk för att snabba upp denna process.

Tiden påverkas också av när du senast hade en godkänd signal.

Giltigheten av en mottagen position

Många telefoner tycker att de alltid har en godkänd position, det vill säga den position som senast togs emot.

Den kan vara 1 sekund gammal, från igår eller till och med från förra veckan.

Vill du läsa mer om GPS kan du göra det här

Hur TimeOrganizer hanterar positionering vid tidsregistrering.

Appen använder sig enbart av positioneringar som inkommer genom GPS-signaler för hantering av låsta projekt.

Kartan i TimeOrganizer kan däremot använda andra platstjänster (beroende på telefonmodell) för att visa sin position.

Detta kan resultera i att du ser dig själv på “rätt” ställe på kartan men att projektet inte syns i listan över valbara.

Varför?

För att kunna starta en registrering på ett projekt som är låst till en viss position kräver vi att telefonen levererar minst 2 godkända positioneringar inom radien för projektet innan vi tillåter start av detta projekt.
För att en positionering skall vara godkänd får den inte vara med en noggrannhet större än 15 meter (bra satellittäckning) och inte äldre än 2 minuter*.

*Normalt levereras 2 till 10 positioneringar under en 10 sekunders period vid bra täckning.

Är ett projekt inte bundet till en position räcker det med att den senaste godkända positioneringen var inom 500 meter för att få upp projektet under “närliggande projekt” i listan i appen

Om datatrafik och synkning av data

TimeOrganizer är en molntjänst.

För att kunna skicka och ta emot information om företag, projekt och registreringar måste telefonen tillåta datatrafik samt ha tillgång till internet.

Om telefonen inte har tillgång till internet (befinner sig i t.ex. en källare) kommer den att lagra informationen om dina registreringar i sitt eget minne. Användaren kommer inte kunna se företag och projekt som inte hunnit synkas till telefonen. De registreringar som gjorts kommer inte heller att synas i webbadministrationen. Först när den får täckning igen kommer mobilen att skicka informationen vidare till databasen.

Automatisk synkning

Appen kommer med jämna mellanrum försöka koppla upp sig mot våra serverar för att genomföra en synkning.

Användaren kan tvinga appen att synka genom att klicka på “Synkronisera” under fliken “Mer”.

Guider till hur du gör saker i TimeOrganizer

om positionering (GPS) i mobiltelefoner generellt
För att bestämma din position använder vi oss av telefonens inbyggda funktioner för platshantering.

Telefoner kan uppskatta sin positionering på många olika sätt, t.ex genom GPS, mobilnätverket den är uppkopplad mot, trådlösa nätverk (WiFi) och i vissa fall även genom andra telefoner i dess närhet.

Registrering via APP

Registrera tid i telefonen

Innehåll:

Här beskrivs hur du laddar hem och startar en registrering via appen

Läs guiden: Registrera tid i telefonen

Avsluta en registrering i telefonen

Innehåll:

Här beskrivs hur du avslutar och sparar en pågående registrering i appen

Läs guiden: Asvluta en registrering i telefonen

Efter och frånvaro rapportering i telefonen

Innehåll:

Här beskrivs hur du rapporterar arbetad tid och/eller frånvaro i efterhand via appen.

Läs guiden: Efterrapportering i telefonen

Registrering via webb

Registrera tid på webben

Innehåll:

Här förklaras hur du i efterskott registrerar arbetad tid på webben.

Läs guiden: Registrera tid på webben

Ta ut en användarrapport

Innehåll:

Här förklaras hur du som användare enkelt kan ta ut rapporter över din arbetade tid, företag och projekt.

Läs guiden: Ta ut en användarrapport

Hantera personliga inställningar

Innehåll:

Här beskrivs hur du hanterar dina personliga inställningar vad gäller arbetstider, notiser och lösenord

Läs guiden: Hantera personliga inställningar

Administration via webb

Hantera Aktivitetskoder

Innehåll:

Här beskrivs vad en aktivitetskod är och hur du lägger till och redigerar de aktivitetskoder som är aktuella för just ditt företag.

Läs guiden: Hantera aktivitetskoder

Hantera Användare

Innehåll:

En användare är en person som genom att logga in kan registrera tid i TimeOrganizer. Här beskrivs hur du lägger till och redigerar de användare som är aktuella för ditt företag.

Läs guiden: Hantera användare

Hantera Arbetsgrupper

Innehåll:

Arbetsgrupper används för att skapa rättigheter till projekt för ett större antal medarbetare på en och samma gång. Här beskrivs hur gruppfunktionen används och hur du lägger till/redigerar de grupper just ditt företag behöver.

Läs guiden: Hantera arbetsgrupper

Hantera Arbetsroller

Innehåll:

Här förklaras vad en Arbetsroll är och hur du lägger till de roller som är aktuella för just ditt företag

Läs guiden: Hantera arbetsroller

Hantera Debiteringskoder

Innehåll:

Här beskrivs vad Debiteringskoder har för funktion och hur du lägger upp nya koder till ditt företag

Läs guiden: Hantera debiteringskoder

Hantera Frånvaro

Innehåll:

Här beskrivs hur du lägger upp och redigerar frånvarotyper för företaget

Läs guiden: Hantera frånvaro

Hantera Företag

Innehåll:

Här beskrivs företag och dess egenskaper, samt hur du lägger upp och redigerar företag (kunder)

Läs guiden: Hantera företag

Hantera Projekt

Innehåll:

Här beskrivs vilken funktion projekt fyller och hur du lägger till och redigerar dem.

Läs guiden: Hantera projekt

Ta ut en rapport

Innehåll:

Här förklaras de olika typer av smarta rapporter du som administratör kan ta ut.

Läs guiden: Ta ut en rapport

Sortera och gruppera rapporter

Innehåll:

Här kan du läsa om vilka rapporter som går att sortera och gruppera efter just ditt behov

Läs guiden: Sortera och gruppera rapporter

QR-kod

Personalliggare

Hur ni sätter upp det som behövs för att utnyttja personalliggaren

Innehåll:

Här kan du läsa om hur du gör för att koppla en arbetsplats/projekt till det ID-nummer Skatteverket givit er

Läs guiden: Hur ni sätter upp det som behövs för att utnyttja personalliggaren

Ta ut en personalliggare

Innehåll:

Vid kontrollbesök ska personalliggaren vara tillgänglig för Skatteverket. Så här gör du i TimeOrganizer

Läs guiden: Ta ut en personalliggaren

Administration via APP

Lägg upp företag och projekt via Appen i telefonen

Innehåll:

Här beskrivs hur du lägger upp ett nytt företag och projekt via Appen

Läs guiden: Lägg upp företag och projekt via Appen i telefonen

Vilken typ av administration finns tillgänglig på surfplattan?

Innehåll:

Här kan du läsa vilka administrativa funktioner som finns i surfplattan

Läs guiden: Vilken typ av administration finns tillgänglig på surfplattan?

Se användarstatus i Appen i telefonen

Innehåll:

Här beskrivs hur du ser tid och positionering för dagens registreringar

Läs guiden: Se användarstatus i appen

FAQ - svar till de vanligaste frågorna vi får

APP - rapportering och administration via telefon

Hur gör jag för att starta en incheckning?

För att göra en helt vanlig rapportering klickar du på “Rapportera arbetstid”.
Välj företag och projekt genom att klicka på den lilla pennan.
Starta registreringen.

 Läs guiden: Registrera tid i appen

Registrera tid i surfplatta

Ladda ner appen

Sök efter “TimeOrganizer stamp” i App Store respektive Google Play, eller använd snabblänkarna här nedan:

> TimeOrganizer stamp på Google Play (Android)

> TimeOrganizer  stamp på App Store (iPhone)

Starta en registrering

Första gången du startar TimeOrganizer stamp behöver du inloggningsuppgifterna som du fått skickat till dig via mail.
Har du inte fått dessa, kontakta din administratör.

– Klicka på ditt namn i listan för att checka in
– Ange din PIN-kod
– du är nu incheckad och din arbetstid har börjat registreras

Om du har svårt med begreppen i TimeOrganizer kan du få en snabb förklaring på länken nedan.

Begrepp“> Läs guiden: Begrepp

Avsluta en registrering i surfplattan

Avsluta registrering

När det är dags att gå hem för dagen är det även dags att avsluta din registrering i TimeOrganizer.

– Klicka på ditt namn i listan
– Slå din personliga PIN-kod
– Nu har din registrering avslutats

Hur skriver jag en kommentar till min incheckning?

Anteckningar skriver du in genom att klicka på “Ny notering”. Du kan uppdatera denna texten under hela registreringen och även vid avslut.

Om du vill skriva eller redigera en anteckning i en redan befintlig registrering klickar du på arkivet och sedan på incheckningen i fråga, välj sedan redigera ikonen uppe till höger. OBS att endast registreringar som inte blivit attesterade och inte är äldre än 14 dagar kan redigeras.

Mina registreringar från appen syns inte på webben?

Ibland tar det en stund för appen att hinna skicka in informationen till servern. Vänta en stund eller testa att i appen klicka på “Synkronisera” under fliken ” Mer”. () Då ska din registrering dyka upp.

Administratören kan inte se mina registreringar?

Ibland tar det en stund för appen att hinna skicka in informationen till servern. Vänta en stund eller testa att i appen klicka på “Synkronisera” under fliken “Mer”. () Då ska din registrering dyka upp.

Jag har glömt mitt lösenord. Hur får jag ett nytt?

Ta kontakt med din administratör. Han/hon kan byta lösenord åt dig.

Om det endast är du som rapporterar tid med telefonen i fråga rekommenderar vi dig att i fortsättningen inte logga ut då det kan innebära att information som inte hunnit skickas till servern försvinner.

Jag har glömt att checka ut. Hur kan jag redigera min tid i efterhand?

Innehåll:

Det är mycket enkelt. Gå in i arkivet ( ) och klicka på den registrering du vill redigera. Genom att sedan klicka på “ut” eller “in” kan du ändra datum och tid.

Jag glömmer att checka in. Kan jag få en påminnelse?

Ja, under fliken “mer” finns notifieringar.
Du kan skapa regler för notifieringarna.

Jag får inga påminnelser, varför?

Kontrollera att du har regler för notifieringar satta under “Mer” -> “Notifieringar”

Jag får inte upp några projekt att rapportera tid på?

Innehåll:

Här beskrivs hur du ser tid och positionering för dagens registreringar

Läs guiden: Hantera projekt

Jag står vid rätt adress, men projektet visas inte?

Det kan finnas fler orsaker till att projektet inte syns:

Mobilen / GPS:en har inte synkat ordentligt.

Testa att trycka på “Synkronisera” under “Mer” fliken, eller uppdatera listan genom att dra den neråt så långt det går.

Projektpositioneringen kan vara dåligt utsatt.

Administratören kan välja att sätta en specifik position för projektet, samt markera ut en radie runtom i önskad storlek. Kontrollera med administratören att han/hon satt ut en korrekt adress för just detta projekt.

Administratören kan ha missat att tilldela dig rättighet till projektet.

Från administrationen väljer man vem/vilka som ska kunna rapportera på olika projekt. Kontrollera att administratören inte glömt att sätta dig som “medlem” på projektet i fråga.

Projektet kan vara inaktivt

Kontrollera med administratören att projektet fortfarande är aktivt och igång.

Skulle projektet trots allt ändå inte dyka upp kan du läsa på mer här om hur GPS-styrningen och positioneringen fungerar.

 Läs guiden: Bra att veta

Jag har glömt mobilen hemma. Kan jag rapportera på ett annat sätt?

Du kan logga in på webben (admin.timeorganizer.se) och rapportera din arbetade tid där i efterhand.

Alternativt kan du göra en efterrapportering när du återfinner din telefon.

Läs guiden: Efterrapportering i telefonen

Båda dessa funktioner styrs utav din administratör, så om du inte har tillstånd att göra dessa typer av registreringar ska du kontakta din administratör.

Kan jag få appen på ett annat språk?

Appen visas på svenska, engelska, spanska eller polska beroende av vilket språk du har valt som telefonspråk.

För att få appen på ett annat språk måste du byta språk på hela telefonen.

Hur lägger jag upp ett nytt företag och projekt via Appen i telefonen?

OBS att du måste ha administrativa rättigheter för att göra detta.

Läs guiden Lägg till företag och projekt via appen

Hur kan jag se position och tid för dagens registreringar i Appen?

Gå in under fliken “Mer” och välj “Användare”
Tryck på den användaren du vill se dagens registreringar för
Tryck på den registreringen du vill se positionen för

Läs guiden: Se användarstatus i appen

Efterrapportering i appen

Efterrapportering i appen

Ifall du missat att checka in kan du enkelt rapportera i efterhand via appen eller webben.
Du kan göra en efterrapportering i appen endast om din administratör har givit dig rättigheter till det.
Kontakta din administratör och fråga.

Läs guiden: Efterrapportering i telefonen

Hur byter jag språk på appen?

Språkinställningar för appen i mobilen:

Appen i mobilen finns idag på Svenska, Engelska, Spanska och Polska.
Språket som visas i appen styrs av det språk som är valt i din telefon. För mobiler med andra språk än svenska, polska eller spanska inställt kommer appen att visas på engelska.

Det finns inget sätt att välja språk till appen manuellt än att byta språk i hela telefonen.

Webbportal - rapportering och administration

Vad är det minsta jag måste göra för att mina anställda ska kunna registrera tid?

Svar:

  1. Logga in i administrationen (admin.timeorganizer.se)
  2. Skapa användare för alla anställda som ska kunna rapportera tid.
  3. Skapa ett företag.
  4. Skapa ett projekt under detta företag.
  5. I projektet, under “medlemmar”, väljer du de användare som ska kunna registrera tid på detta projekt.
  6. Be dina anställda att ladda ner appen. De kommer igång genom att logga in med de uppgifter som systemet skickat till dem via e-post.

Det finns en mängd saker du kan göra innan du startar, för att få fler möjligheter och förenkla din rapportering, men ovanstående är det minsta du måste göra för att komma igång.

Du kan givetvis lägga till fler användare, projekt, arbetsgrupper (…) och funktioner för TimeOrganizer allt eftersom. (Det kan då dock bli ett stort arbete med att lägga till dessa val på företag och projekt)

Vi rekommenderar att du tittar på vår Kom igång-guide för en utförligare beskrivning. Välj mellan “snabb uppsättning” (de steg finns beskrivna ovan) och “fullständig uppsättning” (där du tar tillvara på alla funktioner som TimeOrganizer har att erbjuda)

Lycka till!

Hur lägger jag upp en ny användare?

Svar:

Här kan du läsa mer om hur du lägger till och redigerar användare:

Läs guiden: Hantera användare

Hur lägger jag till en användare i en grupp?

Svar:

Här kan du läsa mer om hur du lägger till och redigerar arbetsgrupper:

Läs guiden: Hantera arbetsgrupper

Jag vill att X ska vara med i mer än en arbetsgrupp. Hur gör jag?

Svar:

Det går tyvärr inte. X får bara ha en grupptillhörighet (sätts på användarens egenskaper). Du kan däremot lägga till X som projektmedlem i hur många projekt du vill.

Läs guiden: Hantera projekt

Vad är skillnaden mellan att ``inaktivera`` och ``ta bort`` en användare?

Svar:

Om du inaktiverar en användare kan han/hon inte använda TimeOrganizer tills det att du bockat för “användaren är aktiv” igen.
Tar du bort en användare försvinner denna helt. Detta går inte att ångra.

Samma sak gäller för företag, projekt, debiteringskoder, aktivitetskoder, etc.

Hur gör vi om person X slutar på företaget?

Svar:

När någon medarbetar slutar på företaget och inte längre ska kunna komma åt vare sig appen, webben eller annan information rekommenderar vi att administratören går in under “Hantera användare”, klickar på person X och bockar ur “användaren är aktiv“.

Om du inaktiverar en användare kan han/hon inte använda TimeOrganizer tills det att du bockat för “användaren är aktiv” igen.

Hur ger jag en användare ett nytt lösenord?

Svar:

För att ge en användare ett nytt lösenord måste du vara administratör.

  • Klicka på “Personal > Hantera användare” i menyn
  • Klicka på den användare du vill byta lösenord på
  • Av säkerhetsskäl syns det nuvarande lösenordet inte. Fyll i ett nytt lösenord under “användaregenskaper”
  • Dubbelkolla att rutan “skicka e-post med inloggningsuppgifter” är vald
  • Klicka på “Spara”
  • Ett mail med det nya lösenordet går iväg till användarens e-postadress (Den som han/hon använder för att logga in)

Om användaren inte har glömt bort, utan bara vill ändra lösenordet, kan han/hon själv göra det via webben

Läs guiden: Hantera personliga inställningar

Hur lägger jag upp ett nytt företag?

Svar:

Här kan du läsa mer om hur du lägger upp nya företag:

Läs guiden: Hantera företag

Varför kan man inte radera företag?

Svar:

Om du tidigare rapporterat på företaget och sedan tar bort det skulle detta påverka både attest, fakturor, lön, statistik (etc). Detta eftersom det finns en historik som sparas och alltid ska kunna ses tillbaka på.

Vårt tips till dig är att gå in under egenskaper och inaktivera företaget i fråga, då kommer det inte längre att synas i listan med resten  av företagen.

Hur lägger jag upp ett nytt projekt?

Svar:

Här kan du läsa mer om projektpositionering

Läs guiden: Hantera projekt (avsnittet “projektpositionering”)

Hur låser jag mitt projekt till en position?

Svar:

Här kan du läsa mer om projektpositionering

Läs guiden: Hantera projekt

Hur binder jag en grupp till ett projekt?

Svar:

Här hittar du information om projektmedlemskap och arbetsgrupper:

Läs guiden: Hantera projekt

När gäller standardpris för en arbetsroll?

Svar:

Det fasta priset kommer att användas på alla projekt och medlemmar som ingår i arbetsrollen.

Skriver/skrivs den över något annat pris?
Du kan sätta fast pris/timpris på projektnivå. Dessa skriver då över arbetsrollens standardpris, dock endast på projektet i fråga – inga andra.

Gå in under egenskaper för det projekt du vill prissätta. Där bockar du för “Individuella priser” och fyller i önskad siffra. Under projektmedlemmar kan du sedan specificera prissättningen för både arbetsgrupper och enstaka användare.

Finns en användare med i projektet både i en arbetsgrupp och som enstaka användare gäller priset på användare över gruppen.

Hur kan jag se vart/när mina anställda checkade in?

Svar:

Du måste vara administratör för att kunna se alla in- och utcheckningar.

Klicka “Personal > Se incheckningar” i menyn på datorn. Då kommer du till en kartvy där du kan se tid och position för alla in- och utcheckningar.

Jag kan inte se mina anställdas registreringar?

Svar:

Ibland tar det en stund för appen att hinna skicka in informationen till servern. Vänta en stund eller be användaren testa att i appen klicka på “synkronisera” under fliken “Mer”. () Då ska registreringen dyka upp.

Hur många adminstratörer får jag lägga till?

Svar:

Antalet Administratörer i systemet är obegränsat.

Vart kan jag se hur mycket en anställd har jobbat under en viss period?

Svar:

Genom att skapa en så kallad Användarrapport

  • Klicka på “Rapportering > Rapporter > Användarrapport” i menyn.
  • Välj vilken period och vilken användare du vill se rapporten för
  • Klicka på “Skapa”

Det finns många möjligheter att utforma rapporten på just det sätt som du vill ha den. Den går även bra att exportera och redigera i Excel.

Vart kan jag se hur mycket tid vi lagt på ett specifikt projekt?

Svar:

Ja, genom att skapa en så kallad Företagsrapport

  • Klicka på “Rapportering > Rapporter > Företagsrapport” i menyn
  • Välj vilken tidsperiod rapporten ska visa
  • Välj för vilket företag och projekt du vill se rapporten på
  • Klicka på “Skapa”

Det finns många möjligheter att utforma rapporten på just det sätt som du vill ha den. Den går även bra att exportera och redigera i Excel.

Kan mina anställda få en påminnelse om att checka in?

Svar:

Ja, användaren kan själv ställa in sina påminnelser genom att logga in på webben och ändra under “Personliga inställningar”

Läs guiden: Hantera personliga inställningar

Även du som administratör kan ändra användarnas påminnelser. Så här gör du:

  • Klicka på “Hantera personal” i menyn
  • Klicka på den användare du vill ska få en påminnelse
  • Fyll i vilka dagar och vilka tider användaren arbetar
  • Välj sedan hur lång tid efter arbetstidens start och slut påminnelsen ska komma
  • Avsluta med “Spara”

Regler för användarnamn och lösen?

Svar:

Användarnamnet måste bestå av en giltig e-postadress som inte tidigare är registrerad i systemet.
Lösenordet måste bestå av minst två tecken.

Kan jag sortera och gruppera rapporter efter önskemål?

Svar:

Ja, Användarrapporten och Företagsrapporten går att sortera och gruppera efter behov.

Läs guiden: Sortera och gruppera rapporter

Har TimeOrganizer stöd för ROT & RUT?

Svar:

Ja, systemet stöder ROT & RUTavdrag.

I systemet sätter du själv dina debiteringskoder på valfri % och ger dom ett namn.

Begrepp och benämningar

Här kan du se vad vi menar med olika begrepp och benämningar i TimeOrganizer.

Aktivitetskoder

Beskrivning:

En Aktivitetskod visar vilken typ av aktivitet den anställde utfört och fungerar som en slags rubrik till olika uppdrag inom ett och samma projekt/företag. Denna sätts efter att företag och projekt specificerats i rapporteringen.

Exempel:
Företaget AB (företag)
Måla tak (projekt)
Möte (aktivitetskod)

Tips:
Du kan sortera på aktivitetskod när du skapar dina rapporter.

Användare

Beskrivning:

En Aktivitetskod visar vilken typ av aktivitet den anställde utfört och fungerar som en slags rubrik till olika uppdrag inom ett och samma projekt/företag. Denna sätts efter att företag och projekt specificerats i rapporteringen.

Exempel:
Företaget AB (företag)
Måla tak (projekt)
Möte (aktivitetskod)

Tips:
Du kan sortera på aktivitetskod när du skapar dina rapporter.

Arbetsgrupper

Beskrivning:

Arbetsgrupper används för att skapa rättigheter till projekt för ett större antal medarbetare på en och samma gång. Du kan dela in dina anställda i olika grupper, t.ex. region eller arbetslag. Om du sedan binder en grupp till ett visst projekt kommer alla medlemar i gruppen automatiskt få rättigheten att rapportera tid på just det projektet.

Arbetsroller

Beskrivning:

Arbetsroller finns till för att specificera individuella priser för olika medlemmar i ett och samma projekt. Du vill kanske t.ex. att administratörerna ska ha ett högre timpris än övriga anställda, trots att de jobbar för samma projekt och företag? Detta gör du genom att tilldela de anställda olika arbetsroller med olika standardpris.

Debiteringskoder

Beskrivning:

Debiteringskod är ett sätt att hantera olika nivåer av faktureringsgrad. Dessa är i % av det pris en användare ska debitera per timme på ett projekt.

Frånvarotyper

Beskrivning:

Frånvaro är en egen typ av projekt som du hanterar separat från andra. Lägg till de frånvarotyper du vill ha, så att användarna kan rapportera semester, sjukdom, VAB, etc.

Vill du inte att dina anställda ska kunna rapportera frånvaro i systemet kan du bortse från detta.

Företag

Beskrivning:

För att kunna registrera tid i Timeorganizer så krävs det att du har lagt upp olika projekt, dessa är strukturerade under olika företag (kunder). Ditt eget företag är inlagt i systemet från start. Därefter måste du lägga upp de företag (kunder) du/ni kommer att rapportera tid på.

Du lägger alltid upp ett företag före projekt. Varje företag kan sedan ha ett obegränsat antal projekt under sig.

Projekt

Beskrivning:

För att kunna registrera tid i TimeOrganizer så krävs det att du har lagt upp olika projekt. Dessa är strukturerade under olika företag (kunder). Varje företag kan sedan ha ett obegränsat antal projekt under sig.

Get in Touch

Prova vårt tidrapporteringssystem
Fritt i 30 dagar

Väljer du att fortsätta efter testperioden så är kostnaden endast 99 kr per månad och aktiv användare, samt en fast årsavgift om 350 kr. Priset beräknas per aktiv användare varje månad och är exklusive moms.

Hela vårt tidrapporteringssystem öppet att testas
Du binder dig inte vid någonting och kan säga upp ditt konto under eller direkt efter de 30 dagarna ifall du anser att TimeOrganizer inte passade just ditt syfte.

Självklart har ni även fri tillgång till vår support på telefon 08-734 60 40 eller på support@timeorganizer.se helgfria vardagar 08:00-17:00 (med undantag för lunch 12:00-13:00).

Ladda ner appen här:

Get in Touch